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Informativa Privacy Forum Meccatronica

Egregio interessato / Gentile interessata,

al fine di permettere l’organizzazione e la Sua partecipazione al Forum Meccatronica (l’“Evento”) gestito ed organizzato da Messe Frankfurt Italia S.r.l., con sede in Milano, corso Sempione, n. 68,  (“MFI” o la “Società”), tale Società tratterà – in qualità di titolare del trattamento - dati personali a lei riferibili. Pertanto, in conformità alle previsioni del Regolamento (UE) 679/2016 (“GDPR”), la stessa fornisce, qui di seguito, la propria informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR.

Al fine di permettere l’iscrizione e partecipazione all’Evento degli interessati, MFI tratterà dati personali riferibili agli stessi raccolti direttamente presso di loro e/o presso le società datrici di lavoro. Tali dati saranno raccolti: (i) per il tramite della piattaforma SPS Italia Contact Place (la “Piattaforma”) ove l’interessato effettui la registrazione ed iscrizione online (in relazione all’operatività della quale invitiamo a consultare il relativo regolamento reperibile al link https://contactplace.spsitalia.it/it/regolamento-informativa-privacy) o (ii) in loco al momento dell’Evento.

Tipologia di dati trattati

MFI potrà venire a conoscenza di dati personali relativi all’interessato e/o a soggetti terzi (gli “Interessati”), quali in particolare:

• tipologia di utente (es. azienda, libero professionista, studente o stampa)
• nome, cognome e immagine personale (ove fornita);
• indirizzo e-mail, password e numero di telefono (ove fornito);
• P.IVA (ove l’Utente sia un libero professionista o una ditta individuale), funzione aziendale e livello;
• indicazione delle categorie merceologiche e degli argomenti tematici di maggior interesse;
• dati di utilizzo della piattaforma, quali in particolare: (i) richieste di contatto verso gli espositori o verso gli esperti, (ii) richieste su uno specifico prodotto, (iii) download, (iv) attivazione di video on demand, (v) registrazione a eventi o webinar, (vi) singole pagine visitate, (vii) durata della visita, (viii) frequenza della visita, (ix) numero delle visite, nonché (x) referral di alcuni link che portano alla registrazione su CP.

In aggiunta potranno essere trattati anche dati relativi all’immagine dell’interessato in quanto, nel corso dell’Evento, potrebbero essere effettuate fotografie e/o riprese audiovisive dell’evento da parte di soggetti terzi:

• incaricati da MFI e, a tal fine, espressamente nominati responsabili del trattamento e/o
• non riconducibili a MFI (quali giornalisti, uffici stampa, privati etc.) che procederanno al trattamento dei dati personali in qualità di autonomi titolari del trattamento, ma si sono impegnati con MFI a rispettare quanto previsto dalla normativa vigente e a conformarsi, per quanto possibile, con le modalità e finalità qui descritte.

Tali dati verranno trattati al solo fine di documentare e promuovere l’Evento mediante documenti stampati (i.e. riviste cartacee) e/o pagine web, riviste online e canali social. Pertanto, prendendo parte a tali eventi, gli Interessati acconsentono al trattamento e all’utilizzo della loro immagine secondo le modalità e per le finalità qui esposte. 

In relazione ai cookie utilizzati dalla Piattaforma, ai dati raccolti tramite gli stessi e ai trattamenti effettuati, nonché per manifestare e gestire le relative preferenze, si rimanda all’apposita sezione reperibile al seguente link: https://contactplace.spsitalia.it/it/cookie-policy.

Base giuridica e modalità di trattamento

MFI procederà al trattamento dei dati personali in forza di diverse basi giuridiche, quali:

• l’esecuzione del servizio richiesto dall’interessato;
• il proprio legittimo interesse da effettuare analisi statistiche sull’utilizzo della Piattaforma e all’invio di comunicazioni marketing ai sensi dell’art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003;
• l’adempimento di obblighi di legge cui MFI è soggetta;
• il consenso dell’interessato.

Il trattamento dei dati personali avverrà per mezzo delle operazioni o complesso di operazioni indicate all’art. 4, comma 1), num. 2), del GDPR e tali operazioni saranno svolte sia con l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati.

I dati personali verranno trattati da MFI nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti degli Interessati, nonché in accordo con quanto previsto dal GDPR, dalle vigenti disposizioni nazionali in materia e mediante l’adozione di adeguate misure di sicurezza ai sensi dell’art. 32 del GDPR.

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato da MFI e/o da addetti debitamente istruiti e formati dalla stessa e/o da soggetti terzi espressamente nominati, ove necessario, responsabili del trattamento. Qualora il trattamento sia effettuato da soggetti terzi che agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento, gli stessi si impegnano con MFI a rispettare quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di dati personali e a conformarsi, per quanto possibile, con la presente informativa.

Finalità del trattamento dei dati

MFI procederà al trattamento dei dati personali:

• per permettere all’interessato l’iscrizione all’Evento e l’utilizzo della Piattaforma (e, in particolare per garantire: la registrazione dell’utente alla Piattaforma, la creazione e gestione del profilo utente, la creazione del biglietto da visita dell’Utente, l’accesso ai contenuti della Piattaforma e la partecipazione agli eventi presenti sulla stessa, la generazione dei biglietti per l’Evento, la messa in contatto con gli espositori e la pianificazione e gestione degli appuntamenti con gli stessi, l’invio di domande/richieste agli speaker dei convegni online, l’invito di contatti dell’Utente e la condivisione dei contenuti della Piattaforma attraverso Facebook e LinkedIn e la selezione dei propri eventi e/o espositori preferiti);
• per inviare agli interessati inviti ad eventi e, più in generale, comunicazioni marketing via e-mail ai sensi e nel rispetto del disposto dell’art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003;
• per effettuare analisi statistiche anonime e su dati aggregati sull’utilizzo della Piattaforma da parte degli utenti;
• per fornire il supporto richiesto dagli interessati quando gli stessi decidono di contattare MFI attraverso l’apposita sezione della Piattaforma e
• per inviare/mostrare agli interessati comunicazioni, informazioni e contenuti su servizi e iniziative di MFI (cd. finalità di marketing).

Il conferimento dei dati personali per le finalità che precedono, fatto salvo quanto previsto al successivo paragrafo, è necessario per l’iscrizione dell’interessato all’Evento e/o per l’utilizzo della Piattaforma. L’eventuale rifiuto di conferimento dei dati comporterà l’impossibilità per MFI di permettere la piena fruizione della Piattaforma e/o perfezionare l’iscrizione dell’Interessato all’Evento.

Il conferimento dei dati personali per la finalità di invio/segnalazione all’Utente di comunicazioni, informazioni e contenuti su servizi e iniziative di MFI è, invece, facoltativo e il mancato conferimento degli stessi determinerà esclusivamente l’impossibilità per MFI di procedere a tale attività.

Comunicazione dei dati personali e loro diffusione

MFI, ove strettamente necessario per conseguire le finalità sopra descritte, potrà comunicare i dati personali raccolti alle categorie di soggetti terzi indicati nel presente paragrafo, che dovranno adottare misure per mantenere la riservatezza dei dati ricevuti e non potranno utilizzare tali informazioni per altre finalità.

I dati potranno essere comunicati a:

• società che forniscono a MFI servizi di data storage e di consulenza e manutenzione informatica;
• società facenti parte del Gruppo Messe Frankfurt, anche all’estero;
• soggetti, pubblici e privati, che accedono ai dati in forza di disposizioni di legge, di Regolamento o di normativa comunitaria, di ordine giudiziario, nei limiti previsti dalle norme vigenti;
• espositori, associazioni di categoria, co-organizzatori dell’Evento e/o altri utenti presenti sulla Piattaforma per la fornitura del servizio richiesto dall’interessato/iscrizione e partecipazione all’Evento, ovvero se richiesto dall’Utente o, in caso di finalità ulteriori, previo espresso consenso dell’interessato;
• altri fornitori e/o società terze, qualora sia richiesto dall’interessato o strettamente necessario all’esecuzione del servizio richiesto dall’interessato;
• autorità giudiziaria o forze dell’ordine, ove ne facciano richiesta.
• società/professionisti preposti alla stampa, elaborazione e/o pubblicazione di fotografie e di filmati effettuati in occasione di eventi, nonché alla gestione dei canali social o con cui la stessa intrattiene rapporti di natura contrattuale;
• società e/o professionisti che forniscono a MFI servizi di consulenza quali, ad esempio: in materia legale, economico-finanziaria etc.

Tali soggetti, ove necessario, saranno nominati responsabili del trattamento.

I dati raccolti, anche per il tramite della Piattaforma, non saranno oggetto di diffusione.

Trasferimento dei dati

I dati trattati saranno trattati all’interno del SEE.

Ove nell’ambito delle finalità di cui al relativo paragrafo che precede fosse necessario trasferire i dati verso Paesi terzi collocati fuori dal SEE (es. Stati Uniti), gli stessi verranno trasferiti solo in favore di Paesi rispetto ai quali vi sia stata una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, ovvero utilizzando le c.d. clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o, comunque, nel rispetto delle disposizioni del GDPR.

Diritti dell’Interessato

In conformità con quanto stabilito dal GDPR, i diritti riconosciuti agli Interessati in relazione ai dati personali trattati sono i seguenti:

• accesso: ottenere informazioni a proposito del trattamento dei propri dati e una copia di essi;
• rettifica: laddove l’interessato ritenga che i suoi dati siano inaccurati o incompleti, potrà chiedere che tali dati siano rettificati o modificati seguendo le sue istruzioni;
• cancellazione: fatti salvi i casi previsti dalla normativa applicabile, l’interessato ha il diritto di chiedere la cancellazione dei suoi dati, quando: (i) i dati non siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti e trattati; (ii) revochi il suo consenso al trattamento; (iii) si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto o al trattamento effettuato per perseguire altre finalità e non sussistano motivi legittimi prevalenti per proseguire con il trattamento; (iv) i suoi dati siano trattati illecitamente; (v) la cancellazione sia imposta dalla legge;
• limitazione: l’interessato potrà richiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati nelle ipotesi di cui all’art. 18 del Regolamento;
• opposizione: l’interessato ha diritto ad opporsi al trattamento dei suoi dati nelle ipotesi di cui all’art. 21 del Regolamento;
• revoca del consenso: nel caso in cui il trattamento dei dati dell’interessato si basi sul consenso, egli ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. Tale revoca impedirà la prosecuzione dei trattamenti effettuati sulla base giuridica del consenso, senza pregiudicare la liceità di quelli effettuati sino a tale momento;
• portabilità dei dati: ove il trattamento sia basato sul consenso, l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti e, laddove ciò sia tecnicamente fattibile, alla trasmissione in sicurezza dei dati ad un altro titolare del trattamento.

Per esercitare tali diritti l’interessato potrà, in qualsiasi momento, contattare MFI all’indirizzo privacy@italy.messefrankfurt.com o decidere, a tutela dei suoi diritti e a protezione dei suoi dati, di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, vale a dire il Garante della Privacy, o esperire un’azione avanti ai competenti organi giurisdizionali nazionali.

Periodo di conservazione dei dati

I dati personali raccolti saranno conservati per il periodo necessario al corretto adempimento dei servizi richiesti dall’interessato. In ogni caso, i dati raccolti non saranno conservati per oltre 10 anni dal momento della fornitura del servizio, a meno che ciò non sia necessario per adempiere ad un obbligo di legge o per la tutela di un diritto di MFI da azionarsi dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.

In deroga a quanto sopra:

• i dati personali utilizzati per l’invio di comunicazioni effettuate da MFI ai sensi dell’art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003, saranno trattati fino a quando gli stessi non si opporranno a tale trattamento, cosa che ogni interessato potrà fare in qualunque momento, inviando apposita richiesta all’indirizzo e-mail: privacy@italy.messefrankfurt.com, nonché, ove presente, cliccando sull’apposito link contenuto nelle predette comunicazioni;
• i dati personali utilizzati per finalità di marketing, verranno conservati per 24 mesi dalla data di rilascio del consenso da parte del singolo interessato; e
• i dati relativi all’immagine dell’Utente verranno conservati per 3 mesi dalla data di raccolta degli stessi.

Dati di contatto

L’interessato potrà contattare in ogni momento MFI:

• inviando un’e-mail all’indirizzo: privacy@italy.messefrankfurt.com;
• inviando una lettera all’indirizzo: corso Sempione 68, 20154 Milano (MI) alla cortese attenzione dell’Ufficio Privacy o
• telefonando al numero: 02 8807 781.

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Messe Frankfurt Italia S.r.l. si riserva il diritto di modificare o aggiornare, in parte o completamente, il contenuto della presente informativa anche in seguito a variazioni della normativa applicabile e/o a indicazioni delle autorità competenti. La versione aggiornata della presente informativa potrà essere consultata in ogni momento dagli interessati all’interno del sito della manifestazione.

Milano, 19 dicembre 2022